„Тази среща можеше да бъде имейл.“

Вероятно сте си мислили за това и преди. Въпреки че ефективните срещи могат да подпомогнат ангажираността на служителите, съгласуваността и вземането на решения, хората често са трябва да участват в срещи, които изглеждат ненужни. Това може отнеме ценно време за вършене на работа.

В идеалния случай на една среща „трябва да се вземе решение, което не би могло да се постигне без всички тези хора заедно“, казва Лора Вандеркам, автор на няколко книги за управление на времето и производителността. Вместо това, за мнозина „единствената причина срещата да се провежда е, че е четвъртък в 10:00 ч.“

Всеки трябва да знае, преди да отиде на среща, защо е необходима, какво трябва да се постигне и какъв е дневният ред, казва Вандеркам. Но твърде често не е ясно защо се провежда една среща или какви цели трябва да се постигнат.

Една малка промяна в дневния ред може да ви помогне да провеждате по-ефективни срещи и да ограничите ненужните, според Стивън Рогелбърг, преподавател по организационна наука в Университевта на Северна Каролина.

„Вместо да формулирате дневния си ред за срещите като набор от теми за обсъждане, помислете за това да го формулирате като набор от въпроси, на които трябва да се отговори“, казва той.

„Като формулирате дневния си ред като въпроси, сега наистина трябва да спрете и да се замислите защо провеждам тази среща?“, допълва той. „Като формулирате дневния си ред като въпроси, имате по-добра представа кой трябва да присъства, защото е от значение за въпросите. Като формулирате дневния си ред като въпроси, знаете дали срещата е била успешна или не, дали на въпросите е било отговорено.“

Ако пък не можете да се сетите за никакви въпроси, това вероятно означава, че не е необходима среща“, казва Рогелбърг.

Освен отмяната или отказването на ненужни срещи, в много случаи все още можете да подобрите необходимите, като ги съкратите или намалите по размер или честота.

„Изглежда безумно всички бизнес решения да се вземат точно за 30 или 60 минути“, казва Вандеркам.

Новините на Darik Business Review във Facebook , Instagram , LinkedIn и Twitter !